Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données

Le responsable du traitement est l’éditeur de la plateforme Zennlib, dont l’identité complète figure dans les mentions légales. Il détermine les finalités et les moyens des traitements décrits ci-dessous.

Les sociétés partenaires auprès desquelles vous réservez sont, pour leur part, responsables des données qu’elles traitent dans le cadre de la prestation qu’elles réalisent — notamment de tout ce que vous leur confiez sur place. Zennlib leur donne accès aux seules informations nécessaires à votre rendez-vous.

Pour toute question relative à vos données, écrivez à contact@zennlib.com.

2. Ce que nous traitons, et pourquoi

Nous ne collectons que ce qui sert à un usage précis. Voici, traitement par traitement, ce que nous faisons de vos données, sur quel fondement juridique et pendant combien de temps.

Nous ne collectons aucune donnée de santé : ni motif de consultation, ni antécédent, ni information médicale. Les prestations proposées relèvent du bien-être. Ce que vous confiez oralement à un praticien sur place ne transite pas par la plateforme — et n’a pas à être écrit dans la messagerie, ni dans les notes qu’une société tient sur vous.

3. À qui vos données sont communiquées

Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni échangées. Elles sont communiquées :

• à la société partenaire auprès de laquelle vous réservez, et au praticien qui vous reçoit : votre identité, vos coordonnées et le détail de votre rendez-vous, pour qu’ils puissent le préparer et vous contacter. Chaque société ne voit que ses propres clients et ses propres rendez-vous ;
• aux administrateurs habilités de Zennlib, pour l’assistance, la supervision technique et la modération, dans la limite de leurs droits d’accès ;
• à Resend, Inc., notre sous-traitant technique pour l’acheminement des courriers électroniques : votre adresse et le contenu du message lui sont transmis pour l’envoi. Cette société est établie aux États-Unis ; le transfert est encadré par le cadre de protection des données UE — États-Unis (Data Privacy Framework) ;
• à Google LLC, uniquement si vous choisissez de vous connecter avec votre compte Google : l’échange se limite alors à votre identifiant Google et à l’adresse électronique associée, sous le même encadrement de transfert ;
• à l’Institut national de l’information géographique et forestière (IGN), service public dont nous affichons le fond de carte sur la page de recherche : lorsque la carte est affichée, votre navigateur lui demande les images (« tuiles ») de la zone visible, ce qui lui transmet votre adresse IP et la zone affichée par la carte, qui peut contenir votre position. Il ne reçoit ni votre recherche, ni vos coordonnées, ni votre position exacte, ni votre compte ;
• à la Base Adresse Nationale, service public de l’État : quand vous tapez une adresse dans un formulaire (profil, création ou paramétrage de société) ou une ville dans le champ « Où ? » de la recherche, les caractères saisis et votre adresse IP lui sont envoyés pour proposer des suggestions. Lorsque vous validez dans le champ « Où ? » un lieu ou un code postal sans choisir de suggestion, il est transmis par notre serveur à ce service, sans votre adresse IP, pour situer votre recherche ; il en va de même, lorsque vous n’avez pas choisi une adresse suggérée, de l’adresse que vous enregistrez, dont notre serveur demande alors les coordonnées ;
• à nos hébergeurs, OVH SAS et Cloudflare, Inc., qui hébergent le site et acheminent le trafic, sans accéder au contenu applicatif pour leur propre compte.

Recherche par proximité. Si vous cliquez sur « Me localiser » sur la page de recherche (ou automatiquement, lorsque votre navigateur nous a déjà autorisés à connaître votre position), la position qu’il fournit est transmise à notre serveur dans l’adresse de la page, arrondie à trois décimales (environ 100 mètres), afin de trier les résultats par distance. Elle n’est enregistrée dans aucune base de données ni dans votre session. Comme toute adresse de page, elle peut figurer dans l’historique de votre navigateur, dans un lien que vous partagez et dans les journaux techniques d’accès de nos hébergeurs et de notre serveur.

Le paiement par carte est aujourd’hui simulé : aucun prestataire de paiement n’est destinataire de vos données. Lorsque l’encaissement réel sera mis en service, le prestataire agréé retenu deviendra destinataire pour cette seule finalité, et la présente politique sera mise à jour avant cette mise en service.

Vos données peuvent enfin être communiquées à une autorité administrative ou judiciaire lorsqu’une obligation légale nous l’impose.

4. Combien de temps nous les conservons

Les durées propres à chaque traitement figurent à l’article 2. En résumé :

• Tant que votre compte existe : votre identité, vos coordonnées, vos rendez-vous, vos messages et vos préférences de contact.
• Dix ans à compter de la clôture de l’exercice comptable : les pièces liées à vos règlements, comme l’impose l’article L123-22 du code de commerce. Ces pièces survivent donc à la suppression de votre compte, sous une forme qui ne permet plus de vous identifier.
• Jusqu’à la suppression de votre compte : au-delà de l’anonymisation décrite à l’article 6, plus rien ne vous rattache aux données conservées.
• Douze mois au plus à compter de leur enregistrement : les journaux techniques d’accès (adresse IP, date et page demandée), tenus pour la sécurité et le diagnostic du service. Cette durée sera confirmée par notre conseil juridique avant l’ouverture commerciale du service.
• Treize mois à compter de la visite : les données de mesure d’audience, recommandation de la CNIL.
• Trois ans à compter de leur enregistrement : le journal interne des actions d’administration.
• Trois ans après le dernier contact pour une demande de contact de professionnel restée sans suite ; pour une demande aboutie, trois ans après la fermeture de la société.

Les suppressions de la mesure d’audience, du journal d’administration et des demandes de professionnel sont automatiques : une purge s’exécute chaque nuit et retire les données dont la durée est échue. Vous pouvez en outre demander la suppression de vos données dans les conditions de l’article 6.

5. Cookies et mesure d’audience

Nous n’utilisons aucun traceur publicitaire, aucun pixel de réseau social et aucun outil de mesure appartenant à un tiers. Notre mesure d’audience est interne à la plateforme.

Trois usages seulement :

• un cookie de session, strictement nécessaire pour vous maintenir connecté après votre identification. Il ne requiert pas votre consentement et disparaît à l’expiration de la session ;
• un cookie de consentement, qui mémorise votre réponse au bandeau afin de ne plus vous la demander à chaque visite ;
• la mesure d’audience, activée seulement si vous l’acceptez. Le bandeau fonctionne en consentement préalable strict : si vous refusez — ou tant que vous n’avez pas répondu — aucune visite n’est enregistrée. Rien n’est écrit puis effacé après coup : rien n’est écrit du tout.

Le fond de carte de la page de recherche est chargé depuis l’IGN ; aucun cookie n’est déposé par ce service.

Vous pouvez revenir sur votre choix à tout moment depuis votre espace personnel, rubrique Profil → Préférences de communication, au moyen du bouton « Modifier mon choix de cookies » : le bandeau réapparaît et votre nouvelle réponse remplace l’ancienne.

6. Vos droits, et comment les exercer

Le RGPD vous reconnaît des droits sur vos données. Deux d’entre eux s’exercent directement depuis votre profil, sans avoir à nous écrire ni à attendre notre réponse.

Accès et portabilité — « Télécharger mes données »

Depuis votre profil, le bouton « Télécharger mes données » produit immédiatement un fichier structuré et lisible par machine (format JSON) contenant l’ensemble des données que nous détenons sur vous : identité et coordonnées, rendez-vous et leur pointage, règlements, avis, messages, notes que des sociétés partenaires tiennent sur vous, préférences et consentements. Vous pouvez le conserver ou le transmettre à un autre service. C’est l’exercice de vos droits d’accès (article 15) et de portabilité (article 20).

Effacement — « Supprimer mon compte »

Toujours depuis votre profil, la fonction « Supprimer mon compte » exerce votre droit à l’effacement (article 17). Elle est irréversible et prend effet immédiatement : vos nom et prénom sont remplacés par des valeurs génériques, votre date de naissance, votre genre et votre photographie sont effacés, vos adresses électroniques, téléphones, moyens de connexion, notifications, listes d’attente, favoris et les notes que des sociétés partenaires tenaient sur vous sont supprimés, et votre accès est coupé. Votre adresse électronique redevient libre pour un nouveau compte.

Ce que nous conservons malgré tout, et pourquoi : vos rendez-vous passés, vos règlements et vos avis, sous une forme anonymisée — les premiers pour l’historique et la comptabilité des sociétés partenaires, les seconds au titre de nos obligations comptables, les troisièmes parce qu’ils n’ont jamais été nominatifs. Aucune de ces données ne permet plus de remonter jusqu’à vous.

La suppression est refusée tant qu’un rendez-vous confirmé à venir subsiste : annulez-le d’abord, ou attendez qu’il ait eu lieu. Une société partenaire a réservé pour vous un créneau et un praticien.

Rectification

Vous pouvez corriger vous-même votre identité, vos coordonnées et votre photographie depuis votre profil. Si une donnée inexacte ne vous est pas accessible, écrivez-nous : nous la rectifions.

Retrait du consentement, limitation et opposition

Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement aux communications commerciales, depuis Profil → Préférences de communication, et votre consentement à la mesure d’audience dans les conditions de l’article 5. Ce retrait ne remet pas en cause ce qui a été fait auparavant. Vous disposez également du droit de demander la limitation d’un traitement (article 18) et de vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, aux traitements fondés sur notre intérêt légitime (article 21), notamment : les avis, le journal d’administration, les notes client et le pointage de présence.

Directives post mortem

Vous pouvez définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès, conformément à l’article 85 de la loi Informatique et Libertés, et nous les communiquer à l’adresse de contact.

Comment nous saisir

Pour tout droit qui ne s’exerce pas directement depuis votre profil, écrivez à contact@zennlib.com. Nous répondons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande, porté à trois mois si elle est complexe — nous vous en informons alors dans le premier mois. Nous pouvons être amenés à vérifier votre identité si un doute raisonnable existe sur l’origine de la demande.

Vous êtes un professionnel et vous nous avez adressé une demande de contact sans créer de compte ? Écrivez à la même adresse, contact@zennlib.com, pour la faire supprimer.

7. Comment nous protégeons vos données

• Mots de passe : jamais conservés en clair, transformés par une fonction de hachage conçue pour résister aux attaques par force brute.
• Sessions : matérialisées par un cookie signé cryptographiquement, vérifié à chaque requête. Changer votre mot de passe met fin aux sessions ouvertes ailleurs avec ce mot de passe.
• Liens de réinitialisation : à usage unique et à durée limitée ; nous n’en conservons qu’une empreinte, jamais le lien lui-même.
• Cloisonnement : chaque société partenaire n’accède qu’aux données qui la concernent ; les accès des administrateurs sont limités par un système d’habilitations et leurs interventions sont journalisées.
• Discrétion des formulaires : les pages d’identification et de mot de passe oublié répondent de manière identique que le compte existe ou non, pour ne pas révéler qui est inscrit.
• Transport chiffré : l’ensemble des échanges avec la plateforme et avec nos sous-traitants passe par des connexions sécurisées.

Malgré ces mesures, aucun service en ligne ne peut garantir un risque nul. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits, nous vous en informerions dans les conditions prévues à l’article 34 du RGPD.

8. Contact et réclamation

Une question, une demande d’exercice de droits, un doute : écrivez à contact@zennlib.com ou à l’adresse postale figurant dans les mentions légales.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, ou en l’absence de réponse, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr, où la réclamation peut être déposée en ligne.

9. Évolution de la présente politique

Nous mettons cette politique à jour lorsque le service évolue : nouveau traitement, nouveau destinataire, nouvelle durée de conservation. Chaque version porte sa date, rappelée en tête de page. Lorsque la modification est substantielle, nous vous en informons et, s’il s’agit d’un traitement fondé sur votre consentement, nous vous le redemandons.

Les conditions d’utilisation et de vente du service font l’objet d’un document distinct : conditions générales d’utilisation et de vente.